Pour des raisons injustifiées ou fondées (vacances, compensations, RTT, congé maternité, arrêt maladie…), il peut arriver que certains employés d’une société ne se rendent pas au travail. Malheureusement, cette absence peut désorganiser l’entreprise et entrainer un ralentissement de ses activités.
Il importe donc à l’entreprise de faire le suivi de ces absences qui éloignent les collaborateurs de leur lieu de travail. On parle de gestion des congés et absences en entreprise. Il s’agit d’une tâche indispensable si l’on souhaite maintenir la pérennité du flux de production. Or, cette tâche qui incombe à la direction des RH peut devenir complexe et chronophage, surtout si votre établissement dispose d’un grand nombre d’employés.
À ce titre, un SIRH peut vous aider à améliorer la gestion des congés et absences en vous aidant à gagner en rapidité et en efficacité. Découvrez ici tous les avantages d’implémenter un logiciel de gestion des congés au sein de votre entreprise.
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Un logiciel RH de gestion des absences pour automatiser et simplifier les procédures.
Dans les organisations, les demandes de congés se font la plupart du temps de manière verbale, par écrit sur papier ou par un simple échange de mails entre les employés et leurs supérieurs. Peu importe la taille de la structure, cette technique de demande de congés ne facilite pas la tâche aux agents de la gestion des RH.
Dans la foulée, certains employés ne savent pas s’ils ont la possibilité de demander un congé ou s’ils ne sont plus en mesure de le faire. Avec la gestion manuelle, il n’y a donc pas de lisibilité. Cette méthode ne permet pas de contrôler et de planifier efficacement les absences de votre personnel. Et c’est là que l’on voit toute l’importance de recourir aux outils SIRH dédiés à la gestion des congés et absences comme celui fourni sur ce site https://www.keeple.com/.
Ce logiciel de gestion des congés moderne automatise le processus et le rend très intelligible. Très céllèbre, il vous permet de gérer efficacement tous types de congés. C’est un outil numérique qui favorise les interactions entre les différents intervenants dans une société, à savoir :
- les managers ;
- les salariés ;
- le service des RH ;
- la comptabilité.
Grâce à cette solution digitale RH, les informations concernant tous les employés sont facilement accessibles. Ceux-ci, avant de faire une demande de congé, ont la possibilité de vérifier s’ils sont en mesure de bénéficier d’un congé. Lorsque c’est le cas, ils effectuent leur demande par un mail envoyé sur le logiciel. Le salarié peut également consulter en temps réel les soldes et états des compteurs de congés.
Cette automatisation de la procédure permet aux dirigeants de mieux coordonner les équipes de travail. Ils peuvent avoir une vue d’ensemble sur la disponibilité des travailleurs. Cela leur permet de prendre des décisions objectives concernant les demandes de congés de sorte que l’absence d’un ou de plusieurs employés importants ne compromet le bon fonctionnement de l’entreprise.
Ils peuvent ainsi repartir de manière équitable les jours de congé entre les différentes équipes de travail.
Une solution digitale SIRH de gestion des congés et absences pour gagner en temps
Le saviez-vous ? La gestion des tâches administratives RH en entreprise prend jusqu’à 700 heures chaque année, et c’est la gestion des congés des employés qui prend la plus grande partie. L’implémentation d’un logiciel RH de gestion des temps dans votre entreprise s’avère donc la solution pour remédier à cette situation.
En effet, le processus étant désormais automatisé, les employés sont dispensés des allers et retours interminables pour effectuer leurs demandes ou pour vérifier si elles ont été approuvées ou non. Les salariés n’auront plus également à remplir des formulaires de congés, et cela met fin aux emails et aux post-it qui se perdent.
Par ailleurs, cette technique permet de libérer plus de la moitié du temps que les services de RH consacrent souvent à cette activité. Ce gain de temps peut être utilisé pour réaliser des missions plus pertinentes et stratégiques ou d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée pour la croissance de l’organisation.
Un outil de gestion des congés et absences pour une meilleure gestion des comptes
Les logiciels de gestion des congés et absences permettent également aux agents du service comptabilité d’effectuer avec sérénité le calcul du solde de chaque employé. En effet, cette tâche est vraiment compliquée et peut comporter des erreurs lorsqu’elle est faite de façon manuelle en raison de certains paramètres, à savoir :
- les droits d’acquisition des congés ;
- les repos compensateurs ;
- les reports de congés ;
- les jours fériés.
Or, en vous équipant d’un logiciel de gestion, il suffit d’insérer sur la plateforme les informations particulières relatives à chaque employé et le calcul est fait de manière automatique.
Qu’il s’agisse du calcul du solde des congés payés, des congés maladie ou encore des RTT, l’application s’en charge de manière efficace. Les collaborateurs à leur tour bénéficient d’une nette visibilité sur leur fiche de paie. Cette dernière est exempte de toute erreur et fait mention de l’ensemble des paramètres qui ont servi au calcul de leur salaire.
