Le nouveau règlement sur la protection des données prendra pleinement effet à partir du 25 mai 2018. Les nouvelles obligations imposées par le RGPD viendront modifier en profondeur les pratiques des organismes manipulant des données personnelles. Ces organismes devront non seulement revoir leur pratique, mais également se doter des outils indispensables pour se conformer au RGPD. Un bon logiciel RGPD constitue l’un des plus importants parmi eux. La raison principale en est qu’il permet une meilleure gouvernance des données.
Table des matières
Une vue d’ensemble complète des traitements
La première étape à franchir pour se conformer au RGPD consiste à établir une vue d’ensemble des traitements de données personnelles réalisés par l’établissement. Dès cette première étape, l’utilisation d’un logiciel RGPD sera plus que judicieuse. Ce type de logiciel vous permet de saisir plus facilement les données ainsi que de couvrir les questions les plus importantes exigées par le nouveau règlement : finalité du traitement, actions des sous-traitants, stockage des données, responsabilité des responsables du traitement… Plus encore, ce logiciel permet de rattacher des documents pertinents tels que les contrats des sous-traitants ou encore les notices de conformité.
Une meilleure présentation pour une meilleure analyse des données
Avec le règlement européen sur la protection des données personnelles ou RGPD, les entreprises fonctionneront tout en prenant en considération la protection des données. C’est en partie pour cette raison que la fonction de DPO existe. Possédant des connaissances pointues dans le domaine de la protection informatique et dans les droits humains, il assiste les dirigeants dans leur prise de décision et sensibilise le personnel de l’entreprise aux nouvelles obligations imposées par le RGPD. Dans le processus, il sera souvent amené à créer des rapports complets, de montrer l’interconnexion des données au niveau national ou international ou encore de faire la présentation technique d’un traitement ou d’un ensemble de traitements (recherche du propriétaire d’une base de données, délai de rétention des données…). Il pourra facilement réaliser tout cela en utilisant un outil DPO.
Une automatisation de certaines tâches
Il faut le dire, le processus de mise en conformité avec le RGPD représente un travail fastidieux. D’autant plus que cela ne se limite pas en une seule tâche. Entre mise à jour de la cartographie des traitements, étude d’impact sur la vie privée, évaluation de conformité et sensibilisation de tous les intervenants dans un traitement, le DPO peut très vite se trouver submergé. Mais grâce à un logiciel RGPD, certaines tâches peuvent être automatisées : cartographies des traitements, analyse de performance, édition de rapports périodiques, notifications adressées aux dirigeants…
D’autres avantages non négligeables
Les avantages de l’utilisation d’un logiciel RGPD ne se limitent pas aux quelques points susmentionnés. Dans une large mesure, cet outil permet de faciliter l’émission de preuve de la conformité avec la nouvelle loi. Cela aura des incidences sur les ventes et améliorera les relations clients. Et bien évidemment, cela réduira également les risques règlementaires. Un autre avantage important de l’utilisation d’un logiciel RGPD est qu’il permet d’émettre des rapports détaillés pour les clients et les autorités de contrôle.
