C’est en suivant une bonne procédure d’appel d’offres qu’un commanditaire ou un acheteur puisse choisir, gérer et assurer le suivi des candidatures. En effet, le meilleur moyen de trouver rapidement l’entreprise qui pourrait réaliser efficacement des prestations, sans demander trop d’argent en contrepartie, est de lancer un appel d’offres. C’est une procédure qui est relative aux marchés publics, dont : les marchés de fournitures, les marchés de services et les marchés de travaux. Et il peut s’agir soit d’un appel d’offre national ou d’un appel d’offres international.
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Un appel d’offres ouvert ou un appel d’offres retreint ?
Normalement, un appel d’offres s’effectue en deux grandes étapes, à savoir : une première étape qui est réservée à l’analyse des candidatures et une autre étape qui est dédiée à l’analyse des offres. Par ailleurs, il existe deux principaux types d’appels d’offres : l’appel d’offres ouvert et l’appel d’offre restreint. Tout d’abord, concernant l’appel d’offre ouvert, il s’agit d’une procédure qui accorde la candidature de toute sorte d’opérateur économique et qui commence par l’établissement d’un dossier de consultation des entreprises (DCE) qui va être communiqué à tous les candidats.
En revanche, pour l’appel d’offres restreint, il s’agit d’une procédure qui n’est ouverte qu’aux opérateurs économiques autorisés uniquement. De ce fait, le nombre de candidats qui peuvent y participer est limité. Dans la plupart des cas, les acheteurs optent pour cette procédure afin de pouvoir sécuriser les opérations et aussi afin de réduire les coûts. Sinon, il y a lieu de noter que ce sont surtout les grosses entreprises qui sont d’habitudes privilégiées par ce genre d’appel d’offres vu l’importance de leur chiffre d’affaires et de leur effectif.
Comment répondre à un appel d’offres ?
Pour répondre à un appel d’offres, il faut que chaque entreprise candidate fournisse au commanditaire son propre mémoire technique. Effectivement, c’est un document obligatoire qui comporte toutes les informations importantes que l’acheteur doit savoir, notamment : la présentation de l’entreprise avec son nom, son secteur d’activité, son historique, sa raison sociale, et son savoir-faire ; le déroulement de la prestation ; le planning ; les livrables ; les préconisations ; le contexte général ; les objectifs du marché ; les indicateurs d’évaluation de la mission ; les indicateurs de suivi ; les références ; les partenaires ; les témoignages clients ; et enfin les documents annexes.
Quant à la rédaction un mémoire technique, chaque entreprise doit utiliser les meilleures stratégies pour valoriser ses offres et ses propos. Ainsi, elle doit se concentrer tant sur le fond que sur la forme du mémoire explicatif. Pour le fond, tout doit être clair, précis et bien argumenté. Et il ne faut pas oublier de répondre aux exigences de l’acheteur. Et pour la forme, il faut que le texte soit bien structure et que les polices utilisés soient bien lisibles. L’objectif est d’inciter le commanditaire à lire le mémoire jusqu’à la fin et il n’y a pas de mal à ajouter des couleurs ou des photos à votre ouvrage. Pour terminer, il y a lieu de savoir que les informations contenues dans un mémoire technique ne puissent pas être divulguées au public ou à une tierce personne. Ce document doit respecter le secret industriel et commercial.
