À cette époque où la technologie est en perpétuelle évolution, les données personnelles sont de plus en plus convoitées et traquées. L’usurpation d’identité est devenue un phénomène courant. Il faut faire preuve de prudence. Vous vous exposez à différents risques en jetant des informations importantes dans les poubelles, que ce soit à la maison ou au bureau. Pourtant, il est nécessaire de vous libérer des documents inutiles de temps en temps pour éviter les encombrements. C’est là où le destructeur de documents entre en jeu. Un gros plan avec ce guide sur cette machine et ses utilités.
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Qu’est-ce qu’un destructeur de documents ?
La question de sécurité et de confidentialité des informations personnelles jugées sensibles et confidentielles est actuellement mise en cause. Il n’est pas rare de trouver des personnes malveillantes qui essaient de les cibler et les exploiter à leur guise. Ce phénomène a même pris de l’ampleur dans le monde entier. Vous entendez partout les fraudes, les chantages et les vols de données. Pour faire face à cette situation, bon nombre de professionnels et de particuliers utilisent un destructeur de documents.
Appelé aussi « déchiqueteuse papier », c’est un appareil très apprécié dans le milieu du travail. Tel qu’exprimé par son nom, il a pour rôle de détruire des documents qui vous semblent inutiles, mais renferment des données importantes. Cette machine sert donc à réduire les dossiers en petits morceaux afin de rendre les renseignements illisibles.
Son principe de fonctionnement
Plusieurs textes de loi exigent la destruction de certains documents. L’article 226-22 du Code pénal stipule à cet effet que « Le fait, par toute personne qui a recueilli, à l’occasion de leur enregistrement, de leur classement, de leur transmission ou d’une autre forme de traitement, des données à caractère personnel dont la divulgation aurait pour effet de porter atteinte à la considération de l’intéressé ou à l’intimité de sa vie privée, de porter, sans autorisation de l’intéressé, ces données à la connaissance d’un tiers qui n’a pas qualité pour les recevoir est puni de cinq ans d’emprisonnement et de 300 000 euros d’amende.
La divulgation prévue à l’alinéa précédent est punie de trois ans d’emprisonnement et de 100 000 euros d’amende lorsqu’elle a été commise par imprudence ou négligence. »
La déchiqueteuse est le matériel le plus approprié pour broyer et déchiqueter les documents contenant des informations sensibles. Son principe de fonctionnement s’avère très simple pour être accessible à tous les utilisateurs. Il suffit d’introduire les objets à détruire au travers une fente dédiée à cet effet en haut du bac, puis démarrer l’appareil.
En fonction des modèles d’équipement choisi, les résultats peuvent être des bandelettes ou des fines particules. Bien que dans l’ensemble, tous les destructeurs possèdent la même finalité, ils n’agissent pas de la même manière. Le type et la taille de coupe varient suivant le degré de confidentialité souhaité des informations incluses dans les documents.
Les différents types de déchiqueteuses
Les destructeurs de documents présentent sur le marché plusieurs déclinaisons en termes de taille, de gamme ou de capacité. Elles sont catégorisées en 5 grands groupes dont :
- Les modèles personnels à coupe droite dédiés à un utilisateur en home office ou dans les TPE,
- Les modèles pour petits bureaux, qui conviennent jusqu’à 5 usagers
- Les modèles de bureaux, réservés à une quinzaine d’usagers
- Les modèles départementaux pour une quarantaine d’usagers
- Les déchiqueteuses industrielles, dédiées à plus de 40 usagers.
Régi par la norme DIN 66399, le niveau d’efficacité diffère d’un appareil à un autre. Par ailleurs, les techniques de broyage les plus répandues sont la coupe en bande ou droite, qui détruisent les documents en bandelettes ayant environ 3 à 5 mm de large. Les déchiqueteuses à coupe croisée ou confettis détruisent les objets en plusieurs centaines de particules en forme géométrique.
Les destructeurs coupe droite permettent de broyer des papiers, cartons, cartes de crédits, microfilms, CD et DVD, etc. Ils se révèlent favorables pour protéger contre un éventuel vol d’identité. Par contre, les appareils coupe transversale ont l’intérêt d’optimiser la sécurité de l’information et d’offrir un gain de place dans le bac.
À quoi sert ce matériel ?
Suivant la loi relative aux fichiers et le RGPD (règlement général de la protection des données), les entreprises doivent mettre en place des dispositifs pour assurer la sécurité des données de leurs employés ainsi que de leur clientèle. Cette législation concerne à la fois les informations numériques et physiques sur papier. D’où l’utilité d’un destructeur de documents. L’appareil permet de broyer les dossiers pour éviter leur reconstitution, et protéger ainsi les données délicates et confidentielles.
Pour les particuliers, il peut s’agir des relevés bancaires, des dossiers médicaux, des factures, des fiches de paie, des crédits obsolètes, etc. Vous avez besoin de détruire régulièrement les tickets de distributeur, les anciennes cartes postales, les cartons, les CD ou trombones usés, ou encore les colis de livraison pour ne pas engorger vos tiroirs.
Au niveau des entreprises, bon nombre d’informations semblent anodines, mais risquent de générer de graves préjudices en tombant sous les yeux des mauvaises personnes. Cela peut être des états financiers, des bases de données commerciales, des dossiers d’employés ou médicaux, diverses factures, des contrats de travail, des brevets d’invention, etc.
Lorsque les dossiers ne sont pas déchiquetés, les renseignements restent lisibles et peuvent atterrir dans les mains des individus malveillants. Dans ce cas, leurs titulaires s’exposent à une usurpation d’identité, un chantage, une fraude ainsi que tout autre aspect d’usage irrégulier de données.
Comment bien choisir votre destructeur ?
Vu l’importance du destructeur de documents, il est plus judicieux de faire le bon choix de modèle. À ce titre, différents critères méritent d’être pris en considération, si l’on ne parle que des besoins en société ou le nombre d’utilisateurs. Le choix du modèle dépend aussi du niveau de sécurité envisagé. Certains métiers exigent une garantie de sûreté optimale, comme les activités liées au secret de la défense (armée, gendarmerie, etc.).
Pour un usage intensif, prenez en compte la capacité de déchiquetage de l’appareil, le nombre de feuilles disponibles à être chargées en même temps ou encore la vitesse de fonctionnement. Il ne faut pas négliger la contenance du bac à papier afin d’éviter une grosse perte de temps à vider la corbeille.
Pour rajouter plus de confort, privilégiez certaines fonctions supplémentaires telles que le moteur Fonction 24 h, le retour automatique entièrement anti-bourrage, le système de détection de métal (Shred Guard) ou encore le chargeur automatique de documents (Automatic Feeder).
