Bien qu’elle puisse paraitre passionnante, la planification d’événement n’est toujours pas une tâche aisée. Elle se fait en plusieurs étapes et nécessite que l’on prête une attention particulière aux moindres détails. L’omission ou le non-respect de ses principes peut affecter la réussite de l’activité. Pour vous éviter une telle chose à l’avenir, nous mettrons dans cet article la lumière sur quelques erreurs fréquentes observées dans l’organisation d’événement et les différentes solutions pour y remédier.
Table des matières
Thématique non choisie
Il est judicieux de vous rappeler avant tout que la planification d’un événement est confiée aux mains d’un Event Planner comme cette agence à Lausanne. Par conséquent, les résultats devraient être impeccables.
C’est nécessaire de toucher du doigt tout de suite un premier manquement de plusieurs planificateurs. En effet, certains omettent le choix d’une thématique et d’autres la jugent sans importance. Ceci constitue une grave erreur. En effet, quoi qu’on dise, cette action en est pour beaucoup dans la réussite d’une fête, d’une réunion ou d’un séminaire.
Il est également bien de vous rappeler qu’il existe plusieurs types d’événements : mariage, anniversaire, soirée et bien d’autres. Notez que, pour chacun d’eux, il est indispensable de choisir une thématique. En effet, cette dernière peut être définie comme une idée ou un concept autour duquel les participants devront être réunis. Par conséquent, en raison de sa pertinence, vous pourriez toucher un plus grand nombre.
Pour faire court, la thématique oriente mieux la nature de l’événement. De plus, elle est déterminante dans le choix de la décoration, des outils, des intervenants, etc. Gardez à cœur qu’elle vient donner du style à une activité. Elle la rend unique et singulière.
Pour bien définir un thème, tenez compte dans un premier temps de la cible puis dans un second temps de l’objectif ou du message à passer. Il doit inspirer et susciter chez celle-ci l’intérêt ou le désir de participer à l’événement. N’oubliez pas ! Vous devez discuter du thème d’un événement avec vos clients.
Bref, le fait de ne pas choisir une thématique constitue la toute première erreur à éviter dans la planification d’événement. Il en existe beaucoup d’autres. Pour en savoir plus, nous vous invitons à continuer la lecture de cet article.
Logistique mal préparée
Une logistique mal préparée peut exposer votre événement à l’échec. En effet, elle prend en compte :
- La réservation et la préparation des lieux ;
- La conception et la gestion des cartes d’invitation ;
- L’organisation des repas et des boissons ;
- La gestion de la sonorisation.
La liste n’est pas exhaustive.
Toutefois, vu que la logistique regroupe un nombre important d’éléments, il serait plus sage d’accorder assez de temps et de ressources aux différents aspects cités plus hauts. Quand elle est bien gérée, il est rare d’assister à un retard et autre désagrément pendant l’événement.
Avant toute activité, il convient donc d’élaborer à tête reposée l’ensemble des éléments, des besoins ou encore des matériels nécessaires à sa réussite. Sachez également que, malgré vos nombreuses années d’expérience, il est impossible que vous gériez tout et que vous soyez partout à la fois. Pensez donc à faire appel à des prestataires professionnels et à leur déléguer des tâches. Cependant, il est important que vous supervisiez et coordonniez l’ensemble de leurs activités.
Plan B non établi
L’une des erreurs commises par les planificateurs d’événement est de ne pas prévoir de plan B. Cela est dangereux et peut facilement vous créer des problèmes. La vie elle-même est imprévisible. Tout peut basculer en un rien de temps. De plus, en matière d’organisation d’activité, les imprévus ne manquent pas.
Un micro peut par exemple lâcher à tout moment et nécessiter un remplacement. Là, le fait de prévoir deux ou plusieurs équipements vous sera très bénéfique. De même, le temps peut ne toujours pas jouer en votre faveur. De ce fait, un événement prévu pour se dérouler en plein air peut être gâché par la pluie. En tant qu’organisateur, il est donc de votre devoir de pouvoir le déplacer rapidement dans un coin abrité.
Tous les probables imprévus doivent être pensés et anticipés par vous. Pour y arriver, prenez chaque aspect de votre événement. Analysez-le. Et après avoir élaboré un principal plan A, prévoyez aussi son plan B. C’est un exercice qui vous permettra certainement de sauver votre honneur en cas d’imprévus.
En définitive, les erreurs courantes notées dans la planification d’un événement sont entre autres l’absence du choix d’une thématique, la mauvaise préparation de la logistique et la non-élaboration d’un plan B. L’organisation d’une activité étant complexe, pour garantir sa réussite, il est nécessaire de s’entourer de prestataires compétents. De plus, des mesures nécessaires doivent être prises à l’avance et s’appliquer en cas d’imprévus.
