Un recommandé sert le plus souvent dans des démarches officielles grâce à sa valeur juridique. Aujourd’hui, l’évolution rapide des communications digitales nous épargne le traditionnel passage au guichet de la poste pour les envois importants. En deux temps trois mouvements, vous pouvez ainsi envoyer une lettre recommandée électronique de n’importe quel terminal connecté à Internet. Professionnel ou personnel, l’envoi d’une LRE peut parfois revêtir un caractère obligatoire. Alors quand faut-il vraiment envoyer une lettre recommandée électronique ? Voici nos conseils pour cerner l’envoi d’une LRE.
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Les cas où la lettre recommandée électronique est obligatoire
Le recours aux lettres recommandées électroniques est généralement le préalable à une action judiciaire, ou répond à un besoin, pour l’expéditeur, de détenir une preuve de dépôt et de remise du courrier au destinataire. Dans les cas de figure telles que les litiges juridiques, la loi oblige l’utilisation de la LRE (avec ou sans demande d’avis de réception). L’envoi est alors certifié et l’expéditeur dispose d’une preuve à valeur légale. Mais la loi prévoit également l’envoi d’une lettre recommandée électronique dans les cas d’espèce suivants :
- La mise en demeure ;
- La notification (entretien, Assemblée générale, assignation à comparaitre, convocation) ;
- La résiliation d’un contrat (travail, licenciement) ;
- La relance d’impayé (facture, service) ;
- Le bail d’habitation (résiliation, congé) ;
- La conclusion ou l’exécution d’un contrat ;
- Pour faire courir un délai.
N’hésitez surtout pas à approfondir vos recherches si une question particulière vous taraude sur la lettre recommandée électronique.
Les cas où la lettre recommandée électronique est fortement conseillée
À part les cas prévus par la législation, on peut aussi avoir recours à l’envoi d’un recommandé pour officialiser un courrier, pour donner un ton solennel, ou pour se prémunir d’une éventuelle mauvaise foi du destinataire. Dans les quelques situations ci-dessous, il sera plus prudent pour un particulier d’envoyer une lettre recommandée électronique à la place d’un simple mail ou d’un message rédigé à la va-vite sur les réseaux sociaux. Nous vous conseillons fortement de rédiger une lettre recommandée électronique pour prévenir d’une démission, résilier un contrat (assurance, abonnement, service) ou dans le cas d’un conflit (contestation d’une facture, relance d’une dette…). Assurez-vous de toujours archiver vos preuves d’envoi ou de dépôt, ainsi que l’avis de réception. Ces attestations pourront vous servir de justificatifs en cas de besoin, notamment s’il y a contentieux.
Les cas où la lettre recommandée électronique a une fonction assurance
Depuis le 1er janvier 2019, les envois de lettre recommandée électronique sont soumis à des mesures plus strictes et par conséquent sont plus sécurisés. L’expéditeur choisit le mode de distribution qui lui convient et les options supplémentaires qu’il souhaite (garantie de sécurité, confidentialité, mode d’archivages…).
En effet, la lettre recommandée électronique avec accusé de réception permet de disposer d’une fonction assurance. L’envoi d’une LRE s’avère alors judicieux si vous avez besoin que votre lettre soit acheminée et assurée. L’assurance permet une couverture en cas de fuite, de perte ou de détérioration du courrier. Toutefois, les conditions et les valeurs d’indemnisation dépendent essentiellement des opérateurs postaux en ligne. L’assurance des courriers et contrats dématérialisés utilisés dans le secteur financier en particulier est soumise à des dispositions spécifiques. Vous pouvez consulter la législation en vigueur sur cette page.
Dans tous les cas, la procédure pour envoyer une lettre recommandée électronique est déterminée par l’existence de trois parties à savoir : l’expéditeur, le destinataire et tiers charger d’expédier le courrier recommandé. L’envoi génèrera une preuve de l’acheminement du courrier à une personne précise, à une date indiquée avec un contenu précis.
