Comment constituer le service achats pour optimiser la performance achat ?

Parfois négligé des entrepreneurs, un excellent service achats peut prendre part de manière très efficace au développement de l’entreprise en optimisant la performance d’achats. Pour qu’il bénéficie d’une bonne structure ainsi que d’une organisation avantageuse, il faut que le service définisse bien ses missions, établisse ses objectifs et détermine les fonctions des différents collaborateurs concernés. Mais avant tout, il faut maitriser l’art de la constitution du service achats.

Le directeur, premier responsable de la performance achat

La première étape à faire dans le cadre de la constitution du service achats d’une société est d’identifier et formaliser les postes essentiels au service. Et bien évidemment en premier lieu, il y a le directeur d’achats qui sera en charge du management et du reporting. En tant que responsable direct des achats, qu’ils soient stratégiques ou critiques, c’est également son rôle de les communiquer à la direction générale. Il participe à la définition de la stratégie et aide naturellement à évaluer la performance achat de l’entreprise lorsque que c’est nécessaire.

Les acheteurs, des acteurs non négligeables

Le directeur d’achats doit avoir dans son équipe des acheteurs dont les tâches peuvent différer. Chacune de leur contribution constitue un indicateur qui aide à mesurer la performance d’achat. D’une manière générale, il existe 3 types d’acheteurs dans une société :

  • Les acheteurs Famille qui sont chargés de l’ensemble du processus d’achats pour une famille de produits sur un site ;
  • Les acheteurs Projet qui s’occupent de la coordination avec les acheteurs Famille en ayant des fonctions de veille et d’innovation. Très souvent, ils sont liés aux équipes Projet de l’entreprise.
  • Les acheteurs Leader qui sont chargés de tous les processus par famille de produits mais sur de nombreux sites.

Le responsable qualité achats

Son rôle est de gérer le contrôle réception ainsi que les audits. Il peut faire partie du service achats ou du service qualité. Dans tous les cas, ses missions restent les mêmes. Il définit et met en pratique une stratégie de qualité des achats. Pour ce faire, il doit faire appliquer les normes, les indicateurs, les méthodes et tous les outils à destination des fournisseurs et des acheteurs internes. Tout comment le directeur achat, il contribue grandement à la mesure de la performance achats de l’entreprise puisqu’il est en étroite collaboration avec de tous les acteurs du service.

Les autres postes nécessaires

Si les 3 postes cités ci-dessus sont indispensables pour un service achats performant, il y a encore d’autres postes qui peuvent venir les aider dans le but d’optimiser la performance des achats. Ces fonctions peuvent êtes nécessaires selon les secteurs d’activité. Le développeur fournisseur peut notamment être d’une grande utilité pour améliorer la qualité globale des échanges et l’homogénéité du suivi qualité. Il s’occupe de communiquer les bonnes approches du client chez le fournisseur. D’un autre côté, les services d’un contrôleur de gestion achats et d’un responsable de méthodes achats peuvent aussi être très bénéfiques pour faire évoluer la performance achat de la société.