Quel est le rôle du prestataire technique lors d’un évènement ?

Un évènement a la particularité de rassembler beaucoup de personnes au même endroit sur un laps de temps assez court. Cela impose une organisation d’une grande rigueur pour que tout se déroule parfaitement. La tâche étant d’envergure, il peut être judicieux de la confier à un professionnel expérimenté comme le prestataire technique évènementiel.

Qu’est-ce qu’un prestataire technique évènementiel ?

L’organisation d’un évènement tel qu’un salon ou un séminaire ne laisse aucune place à l’improvisation et ne tolère aucune erreur. Il est alors indispensable de prévoir toutes les ressources matérielles en amont.

C’est la mission principale d’un prestataire technique évènementiel qui doit tout mettre en œuvre pour garantir à ses clients la réussite de leur évènement que ce soient des entreprises, des associations, des collectivités… qui souhaitent créer un séminaire d’entreprise, un évènement sportif, un spectacle, un concert, une réception privée… Il s’inscrit ainsi dans leur logique de communication.

Les missions du prestataire technique

Le prestataire technique doit tout d’abord être en mesure de proposer des idées à ses clients pour concevoir leur évènement. Si vous avez besoin de quelques idées, vous pourrez d’ailleurs en trouver sur Mister Goodman.

Pour que cet évènement soit à la hauteur des attentes de son client, il doit se montrer à son écoute afin de déterminer quels sont ses besoins et ses attentes en termes de communication. Après un questionnement approfondi du client, il propose le meilleur plan de communication et en déduit les outils nécessaires comme l’édition, le Web, l’intranet mais aussi les besoins matériels et les prestataires. Tout cela en respectant le budget que le client a fixé dès le début. Le prestataire technique propose ainsi des solutions sur-mesure qui sont adaptées pour vous tout particulièrement.

La seconde tâche de prestataire technique évènementiel est de concevoir et organiser l’évènement. À cette étape, il doit trouver tous les prestataires qui vont participer et coordonner leurs actions. Le prestataire technique audiovisuel est aussi en charge des aspects scéniques et techniques. En effet, il doit identifier avec précision toutes les ressources et compétences à mobiliser comme des techniciens sons et lumières, la sonorisation, l’éclairage, l’installation d’une scène, la location d’une salle… Le prestataire technique évènementiel organise aussi la sécurité, l’accueil, le transport ainsi que les démarches administratives comme les déclarations en préfecture ou en mairie.

Le prestataire technique audiovisuel, logistique, scénique… endosse tous les rôles pour coordonner l’ensemble de la préparation de votre évènement du début à la fin, ce qui comprend également le démontage de tout le matériel une fois celui-ci terminé.

Mais son rôle ne s’arrête pas là, le prestataire technique évènementiel vous accompagne au-delà de votre séminaire ou spectacle pour mesurer l’impact de votre évènement. Avec des enquêtes concernant la qualité des analyses et de débriefs, il peut rendre compte des aspects négatifs et positifs de cet évènement pour que son client et lui-même en tirent les enseignements nécessaires.

Les compétences indispensables à ce métier

Prestataire technique est un métier qui impose de bonnes connaissances sur la communication et les stratégies à mettre en place pour élaborer un plan efficace. Il doit parfaitement maîtriser les techniques évènementielles et savoir travailler en équipe pour monter un projet avec tous les intervenants qu’il impose.

Il est indispensable que le prestataire technique évènementiel soit doté de certaines qualités comme un bon sens de l’organisation, une grande résistance au stress, avoir le sens de l’écoute, être créatif, avoir le goût de l’échange, faire preuve d’empathie…

Enfin, il doit s’adapter à chaque client et prendre le temps de bien connaître son entreprise, son histoire, les concurrents de celle-ci, sa culture, ses produits… toutes les informations nécessaires pour proposer et mettre en place un projet adapté comme cela est indiqué ici.