Communication événementielle : ces erreurs à éviter à tout prix

L’événementiel est une démarche essentielle dans les stratégies de communication d’entreprise. Il est très efficace pour promouvoir son image lors d’un salon, d’une conférence ou d’une festivité à l’interne ou à l’extérieur de l’entreprise.

Mais pour réussir l’organisation de votre évènement d’entreprise, il y a quelques erreurs, à éviter à tout prix. Décryptage !

1. Ne pas prévoir de plan B

L’organisation d’un évènement comme le pilotage de tous les types de projets demande beaucoup de rigueur, de la planification et de la précision. Le meilleur des stratèges est celui qui a toujours un coup d’avance sur la situation, qui peut réagir rapidement face à un imprévu ou un changement de situation. Il est donc important d’envisager plusieurs scénarios possibles. Il est donc primordial de faire une évaluation des risques et de prévoir les réactions nécessaires sur le plan sécuritaire, sanitaire, etc. Si votre événement se tient à  l’extérieur, prévoyez un second endroit au cas où il y aura une déprogrammation de dernières minutes. Plus vous prévoyez de scénarios, moins seront les risques d’échec.

2. Ne pas faire usage des nouveaux outils et moyens techniques de planification

Aujourd’hui, la communication événementielle s’adapte beaucoup aux nouveaux enjeux du monde des affaires et du transfert vers le numérique. En effet, les spécialistes font maintenant recours aux moyens de communication digitaux comme le mailing, les vidéos, les réseaux sociaux pour créer le buzz autour de leurs évènements. Les supports comme les oriflammes, les kakémonos, la tente etoile, etc., sont continuellement modernisés pour être en phase avec les exigences de l’époque. C’est pourquoi il est primordial de s’informer sur les toutes dernières avancées et les techniques en vogue, pour surprendre et émerveiller les participants.

3. Endosser trop de responsabilités sans déléguer de tâches

Un projet évènementiel est constitué de plusieurs tâches qu’il serait impossible de vouloir tout exécuter tout seul. Il est tout à fait normal d’avoir un responsable de l’événement qui pilote les différentes équipes qui sont appelées à travailler sur le projet. Cela dit, il est déconseillé de vouloir tout mettre sur le dos de ce dernier. Vous serez plus efficace en déléguant des tâches et des responsabilités tout en surveillant de près l’évolution du projet. La responsabilisation des autres et la confiance que le responsable leur accorde est l’une des clés de la réussite d’un projet évènementiel, d’autant plus que chacun va y apporter sa petite touche personnelle.

4. Manquer de créativité et d’originalité

Ce qui fait la différence entre les évènements qui marquent les esprits et les autres, ce n’est pas toujours la taille du budget, mais plutôt l’originalité des idées. Ainsi, en plus d’un management de qualité, pensez à mettre un brin d’originalité, une petite différence avec les autres évènements standards, classiques, plats et très souvent « ennuyeux ». A ce niveau tout est une question de détail, même un petit changement lors d’une conférence, une petite surprise peut détendre l’atmosphère et redonner de la motivation à tous les participants. Moins vos manifestations plates et trop normales, plus vous avez des chances de marquer les esprits.