Pourquoi archiver et gérer vos documents ?

La gestion des documents d’une société répond à plusieurs enjeux et les processus d’archivages demeurent pluriels. Afin de bien appréhender les contours de l’archivage électronique, il convient de faire un tour d’horizon de l’existant et des réalités professionnelles.

Quel processus d’archivage faut-il choisir ?

Un organisme public ou privé peut faire le choix d’un archivage en format papier ou en format numérique. Il convient de noter que l’archivage en format papier apparaît comme pertinent dans le cadre d’une conservation de documents ayant une valeur juridique aux yeux de la loi comme c’est le cas avec les contrats, bons de commande, factures, bilans comptables, documents administratifs, relevés bancaires… Vous devez pouvoir y accéder rapidement afin de fournir des pièces justificatives en cas d’audit, de contrôles ou encore de contentieux. Sans oublier ces autres documents qui ont une valeur patrimoniale. Il s’agit alors des ouvrages, des œuvres audiovisuelles ou encore des documents papiers divers. Cependant, cette forme d’archivage implique un espace de stockage important et un accès nécessairement limité aux archives. Il ne faut donc pas avoir besoin de consulter ces documents quotidiennement puisqu’il requiert un déplacement et une présence physique vers le lieu de conservation. Avec la numérisation de la société, l’archivage numérique connaît un essor et répond à d’autres objectifs que la conservation d’un patrimoine.

Qu’est-ce que l’archivage numérique ?

L’archivage numérique est un processus qui permet de conserver et d’optimiser au mieux la gestion de documents, données et informations numérisées ou issus d’une production numérique. L’archivage numérique traite autant les documents en format papier que l’on transforme en document numérique que les données et résultats issus d’une activité essentiellement numérique. Les sociétés étudiant, par exemple, la météorologie, les mobilités ou encore la collecte de données personnelles n’ont pas de support papier à proprement dit. Il s’agit de logiciels qui fabriquent de la donnée, cette dernière ayant, dans de nombreux cas, une valeur marchande.

Quelles sont les questions à se poser avant de démarrer l’archivage des documents ?

En premier lieu, il convient de définir précisément le mode d’archivage le plus adapté à l’activité réalisée. L’archivage papier convient aux secteurs de la culture, du patrimoine et des sciences. Il convient également aux petites entreprises, artisans et/ou commerces disposant d’un espace de stockage à l’intérieur de leur lieu d’activité. L’archivage électronique correspond davantage aux entreprises ayant une activité en rapport avec le numérique comme les entreprises de services, les acteurs du web ou les e-commerces. A noter que les administrations publiques optent pour un modèle hybride où les services aux particuliers sont dématérialisés mais les documents sensibles restent disponibles en format papier.
En second lieu, il s’agit d’évaluer si l’archivage numérique des documents est une mission chronophage ou non. En effet, l’archivage numérique peut être délégué et externalisé auprès d’entreprises spécialisées dans ce domaine. Sur le format gratuit, il existe des solutions basiques d’archivage mais des défaillances peuvent survenir. Le recours à un prestataire expert dans l’archivage numérique permet de construire une offre adaptée aux besoins et d’être dans un échange constructif autour des solutions sur les processus d’archivage. L’archivage ne devient pas seulement une tâche à réaliser mais peut s’inscrire dans une stratégie d’optimisation du travail auprès de ses collaborateurs.

Existe-t-il plusieurs processus ?

En fonction des besoins, il convient de choisir plutôt entre l’un ou l’autre des modèles.

    L’organisme public ou privé peut externaliser cette mission auprès de professionnels du secteur.

  • -GED (Gestion Électronique des Documents) :
    Ce système permet la modification et la destruction des documents. De plus, il indique les durées de conservation légales des documents sensibles et offre la possibilité d’organiser l’arborescence de l’espace de stockage. Le GED permet également de simplifier le partage de l’information et de permettre d’accéder rapidement au document recherché.
  • -SAE :(Système d’Archivage Électronique).
    Ce système permet de garantir un environnement sécurisé pour la totalité des documents électroniques d’une entreprise. De plus, les infrastructures logicielles et matérielles assurent l’intégrité, la confidentialité et la pérennité des documents.

Quelle est la législation en vigueur concernant l’archivage ?

Un ensemble législatif et réglementaire encadre la définition de la notion d’archive, précise le cadre d’un archivage électronique et fixe les conditions de validité des documents numériques. L’archivage numérique est régi, dans le même temps, par le Code Civil, le Code du Commerce, le Code du Patrimoine ou encore le Code Général des Impôts. Les évolutions numériques conduisent régulièrement les autorités à réaliser des mises à jour des obligations légales. Dans ce contexte changeant, l’appui d’un professionnel au fait des modifications légales peut être un apport non négligeable pour l’entreprise.

Quelle est la plus-value d’externaliser l’archivage numérique ?

Les difficultés et problématiques citées plus haut invitent à se questionner sur l’archivage numérique. Il s’agit bien d’une mission essentielle, au confluent des obligations légales et des impératifs économiques. La perte de la « mémoire » d’une entreprise ou d’une administration menace autant son activité que ses protections juridiques. Ainsi, l’externalisation de l’archivage numérique, adoptée par de nombreuses entreprises et collectivités territoriales, permet de réduire les coûts de gestion de cette mission en la confiant à des professionnels. Ces derniers connaissent le secteur d’activité, les règlements en vigueur et les obligations.
Par ailleurs, les sociétés spécialisées dans l’archivage numérique sont des interlocuteurs fiables et reconnus permettant de mieux appréhender ces enjeux. Ils peuvent proposer des solutions spécifiques à chaque client, comme assurer des formations pour gérer soi-même les archives électroniques ou encore faire un état des lieux du fonctionnement de l’entreprise. L’archivage électronique peut devenir un outil de travail permettant d’améliorer l’efficacité des collaborateurs en leur donnant accès aux bonnes informations aux emplacements adéquats, en toute sécurité.